Privacyverklaring

Privacyverklaring Otrium

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 23 maart 2021.

Otrium B.V. (hierna: Otrium) biedt een shop-in-shop outletplatform via de website www.otrium.nl. Doordat wij dagelijks veel bestellingen van klanten ontvangen, verwerken wij constant persoonsgegevens. Jouw privacy is voor Otrium van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Onze privacyverklaring in het kort

Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de privacywetgeving. Dit betekent dat wij:

  • Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij jouw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring.
  • Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.
  • Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn.
  • Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
  • Jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van jouw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.

Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Door gebruik te maken van ons platform verkrijgen wij verschillende persoonsgegevens van jou. Per doeleinde wordt aangegeven welke gegevens wij van jou verkrijgen, met welke doel wij deze gegevens verwerken en hoelang die worden bewaard. Indien je vragen hebt of wilt weten wat we precies van jou bijhouden, neem dan contact op met Otrium. De contactgegevens staan onderaan in deze privacy- en cookieverklaring.

Account aanmaken 

Op onze website kun je een account aanmaken (uitvoering van de overeenkomst), waarna je vervolgens een bestelling kunt plaatsen. Je kunt ook inloggen met behulp van jouw Facebook– of Google-account. Als je wilt weten wat deze partijen doen met jouw persoonsgegevens, lees dan de privacyverklaringen van de betreffende platforms.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens: 

  • Geslacht 
  • Naam
  • E-mailadres
  • Inloggegevens 
  • IP-adres

Wij bewaren jouw persoonsgegevens totdat je je account weer opzegt, of maximaal 2 jaar nadat je voor het laatst hebt ingelogd op je account. We gaan er dan namelijk vanuit dat je geen gebruik meer wil maken van onze dienstverlening. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar). 

Account beheren

Zodra je een account hebt aangemaakt of hebt ingelogd met je Facebook- of Google-account, kun je zelf bepalen welke informatie je toevoegt aan het account (uitvoering van de overeenkomst). Binnen je account kun je een eigen profiel aanmaken. Daarnaast vind je binnen je account een overzicht van je bestellingen. Ook kun je binnen jouw account een overzicht vinden van jouw bestellingen en heb je de mogelijkheid om jouw voorkeuren aan te geven en favoriete merken op te slaan.  

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Naam
  • Adresgegevens 
  • Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
  • Land 
  • Geboortedatum
  • Geslacht 
  • Inloggegevens 
  • Voorkeuren voor merken en producten
  • Bestelgeschiedenis
  • IP-adres

Wij bewaren jouw persoonsgegevens totdat je je account weer opzegt, of maximaal 2 jaar nadat je voor het laatst hebt ingelogd op je account. We gaan er dan namelijk vanuit dat je geen gebruik meer wil maken van onze dienstverlening. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar). 

Contact 

Wanneer je een e-mailbericht stuurt, gebruik maakt van ons contactformulier, ons telefonisch benadert of op een andere manier contact met ons opneemt, ga je in op ons aanbod om met ons in contact te treden (uitvoering van de overeenkomst). 

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens: 

  • Naam 
  • E-mailadres
  • Bestelnummer
  • Eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van een bericht

We bewaren jouw gegevens zo lang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 2 jaar nadat wij voor het laatst contact met je hebben gehad, omdat we er zeker van willen zijn dat we jouw vraag of klacht goed hebben afgehandeld. 

Plaatsen en afhandelen bestelling 

Als je een bestelling plaatst op onze website, dan laat je bepaalde gegevens achter. De gegevens hebben wij nodig vanwege de koopovereenkomst die tot stand komt tussen jou en Otrium (uitvoering van de overeenkomst). 

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens: 

  • NAW-gegevens
  • Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
  • Orderbevestiging
  • Factuuradres
  • Leveringsadres
  • Betalingsgegevens 
  • IP-adres

Wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar nadat de aankoop is gedaan. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar). 

Commerciële berichtgeving

Otrium verstuurt commerciële berichtgeving. Dit kunnen digitale nieuwsbrieven zijn, maar ook push-berichten of SMS-berichten. Via de website en in de applicatie kun je je aanmelden voor onze commerciële berichtgeving. We versturen alleen commerciële berichtgeving met jouw toestemming. In de berichten staan aanbiedingen, tips en informatie over onze producten en diensten. 

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Naam 
  • Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer) 

Wij bewaren jouw persoonsgegevens totdat je je weer afmeldt voor de commerciële berichtgeving. Je kunt je op elk moment afmelden voor deze berichten. Elke nieuwsbrief bevat een afmeldlink, maar je kunt ook jouw instellingen aanpassen binnen jouw account. 

Shoptegoed voor derden 

Op onze website kun je de e-mailadressen van jouw vrienden achterlaten. In ruil daarvoor ontvangen zowel jij als je vrienden shoptegoed van ons. Wij verwerken de gegevens op basis van het gerechtvaardigd belang, namelijk een commercieel belang. Daarbij hebben wij het privacybelang van jouw vrienden afgewogen. De e-mailadressen van jouw vrienden gebruiken wij alleen eenmalig om het shoptegoed aan te bieden. Daarna verwijderen wij de gegevens. 

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Naam
  • E-mailadressen 

Wij bewaren de e-mailadressen zo lang als dat nodig is om het shoptegoed per e-mail te versturen. 

Reviews

Je hebt de mogelijkheid om een beoordeling te geven over onze dienstverlening. Hierbij maken wij gebruik van derde partijen die reviews plaatsen zoals Kiyoh, Trustpilot, Facebook en Google. De reviews zijn te lezen op de websites van deze partijen. De partijen zijn zelf verantwoordelijk voor de gegevensverwerking. Als je wilt weten wat zij met jouw persoonsgegevens doen, lees dan het privacybeleid op hun eigen website. 

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van het gerechtvaardigd belang. Wij hebben namelijk een commercieel belang om onze dienstverlening te verbeteren. Ons commerciële belang prevaleert boven jouw privacybelang, gezien het feit dat je zelf invloed hebt op wat voor informatie je achterlaat in de klantbeoordeling. 

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Naam zoals vermeld in de klantbeoordeling
  • Woonplaats 
  • Inhoud van het bericht 

Wij bewaren jouw persoonsgegevens maximaal 2 jaar nadat je de review hebt achtergelaten.

Solliciteren

Heb je gereageerd op één van onze vacatures of heb je een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij persoonsgegevens van jou om jouw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst. 

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • NAW-gegevens
  • Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer) 
  • Curriculum Vitae
  • Motivatiebrief
  • Salarisindicatie
  • Referenties 
  • Eventuele overige informatie die je meestuurt met jouw sollicitatie 

Jouw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal 6 weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens zodat wij contact met je kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer we u op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we – met jouw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien je bij ons komt werken, bewaren wij jouw sollicitatiegegevens in je personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal 2 jaar na indiensttreding.

Een social media- en internet-onderzoek kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure. Dit is noodzakelijk om te kunnen waarborgen dat bij het aannemen van nieuw personeel ons imago in stand blijft, wij doen dit dan ook op basis van ons gerechtvaardigde belang. Wij zoeken hiervoor op jouw naam op Google, en jouw eventuele profiel op diverse social media. Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn; wij zullen je niet vragen om ons toegang te verlenen tot een afgeschermde social media-pagina of een connectie met ons te maken. De resultaten van het onderzoek worden met jou besproken. Mocht je hier bezwaar tegen hebben, dan kun je dit per e-mail aangeven op het moment dat je solliciteert.  

Onze applicatie downloaden

Je kunt ons platform ook gebruiken via onze applicatie. Hiervoor dien je wel eerst onze applicatie te downloaden. Dit kun je doen via de App Store of via Google Play. Wij hebben geen invloed op welke persoonsgegevens de aanbieder (Apple dan wel Google) hiervan verwerkt en waarvoor. Wij raden je daarom aan de relevante privacy- en cookieverklaringen te lezen van de desbetreffende aanbieder. 

Profielen maken 

Uit verschillende bronnen combineren wij jouw persoonsgegevens. Dat doen we om jou de beste online winkelervaring te kunnen bieden. Dit doen wij door diverse gegevens van jou aan elkaar te koppelen, zoals jouw accountgegevens, bestelgeschiedenis, de door jou opgegeven voorkeuren en favoriete merken, maar ook jouw surfgedrag op onze of externe websites. 

Door jouw gegevens te combineren kunnen wij gepersonaliseerde aanbiedingen en gepersonaliseerde content op de website of social mediakanalen publiceren, die aansluiten bij jouw interesses en aankoopgeschiedenis. Ook onze nieuwsbrief kunnen wij op deze manier voor jou personaliseren. Op deze wijze kunnen wij gerichtere aanbiedingen doen, op onze website maar ook via externe advertenties. 

Wij maken alleen profielen met jouw toestemming. Bij het verzamelen en combineren van je gegevens maken we op de website gebruik van cookies. Wij kunnen aan de hand van cookies bijvoorbeeld zien welke pagina’s op onze website je hebt bezocht, welke advertenties op externe websites aan jou zijn getoond en of jij ze hebt bekeken of niet, of je geïnteresseerd bent in kortingen en welke artikelen je hebt aangeklikt. In het cookie overzicht zie je een overzicht van de cookies die we gebruiken. 

Wanneer kunnen we jouw persoonsgegevens delen met derden?

Otrium deelt jouw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

  • wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
  • dat nodig is om de overeenkomst met jou uit te voeren;
  • jij hier toestemming voor geeft; 
  • wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
  • wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

  • Postorderbedrijven 
  • Distributiecentrum 
  • Betalingsdienstverleners
  • Cookiedienstverleners 
  • IT-leveranciers en -dienstverleners
  • Marketingbedrijven
  • Reviewbedrijven

Om die dienstverlening te verlenen kan Otrium jouw persoonsgegevens verstrekken aan partijen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Otrium doet dit alleen indien er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens. 

Beveiliging van jouw persoonsgegevens

Otrium neemt passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).

Social media buttons 

Op onze website maken wij gebruik van social media buttons, welke jou doorgeleiden naar de social media platforms. Je krijgt hierdoor de optie om ons te volgen en om content te delen binnen het netwerk. Ook zal je advertenties tegenkomen op jouw social mediapagina. De buttons zijn werkzaam vanwege stukjes code welke afkomstig zijn van de social medianetwerken. Als je wilt weten wat de social media platforms doen met je persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring: 

Deze social mediabedrijven zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Facebook en Instagram stellen zich te houden aan de Privacy Shield principes en zijn aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Wij zijn ons ervan bewust dat het Privacy Shield ongeldig is verklaard op 16 juli 2020 door het Hof van Justitie van de Europese Unie. Wat de gevolgen hier praktisch van zijn moet nog blijken. Wij zijn momenteel bezig met het onderzoek naar de effecten en mogelijkheden die wij als organisatie kunnen treffen. Zodra hier meer duidelijk over is, passen wij onze werkwijze én privacy- en cookieverklaring hierop aan.

Welke privacy rechten heb je?

Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben, kun je altijd contact met ons opnemen via de contactgegevens hieronder.

Je hebt de volgende rechten: 

  • Recht op inzage: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien.  
  • Recht op rectificatie: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.  
  • Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens en tegen direct marketing.  
  • Recht op verwijdering: je kunt ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen. 
  • Recht om jouw toestemming in te trekken: indien je ons toestemming hebt gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming op ieder moment intrekken. 
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen naar een derde partij.  
  • Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kun je ons verzoeken om het verwerken van jouw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken. 

Bij jouw verzoek kunnen wij je vragen om je te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat jij de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Wij zullen in principe binnen een maand aan jouw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter met twee maanden worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij jou daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Indien je één van je rechten wilt uitoefenen dan kun je dat kenbaar maken via [email protected]

Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring

Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook onze privacy- en cookieverklaring aanpassen. Raadpleeg daarom regelmatig deze privacy- en cookieverklaring voor de meest actuele informatie.

 

Klacht indienen

Als je vindt dat wij niet op de juiste manier helpen met vragen over jouw privacy, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Voor vragen over onze privacy- en cookieverklaring of vragen omtrent jouw rechten, kun je altijd contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

Otrium B.V.

Danzigerkade 16A

1013AP Amsterdam

 

E-mailadres: [email protected] 

Telefoonnummer: 020-2217184

KvK-nummer: 63996901

Volg

Shoptegoed